ORGANIZACIÓN DE VIAJES DE NEGOCIOS
Para organizar un viaje de trabajo internacional hay que tener cuenta una serie de aspectos logísticos que deben ser necesarios preparar con la suficiente antelación para garantizar la eficacia de los mismos durante la estancia del viajero.
Normalmente, los viajes son programados con anticipación, pero, a veces, son improvisados por necesidades imperiosas. Es responsabilidad de la secretaria la organización del viaje, que comprende cuatro apartados:
• Viaje propiamente dicho, tanto de ida como de regreso.
• Estancia en el lugar de destino.
• Programa de trabajo a efectuar.
• Recopilación y archivo de las conclusiones después del regreso.
Dispositivos informáticos y de telefonía
Los principales dispositivos que son necesarios para realizar las tareas y obligaciones propias del trabajo en el exterior, son un ordenador portátil, una tablet y el smartphone.
¿Qué debemos tener en cuenta para que no haya problemas de utilización durante el viaje?
Comprobar la compatibilidad del dispositivo en el país de destino, normalmente dentro de la UE no hay problema, ya que la mayoría de estos productos se fabrican siguiendo la normativa europea que homologa su uso en todo el territorio de la unión.
Cargadores
En numerosas ocasiones cuando viajamos a otro país nos podemos encontrar con un tipo de enchufe diferente al que utilizamos en nuestro país y por lo tanto, si no nos equipamos con un adaptador universal que nos permita utilizar nuestro cargador del móvil en cualquier tipo de enchufe, puede que después del primer día nos veamos sin poder utilizar nuestro dispositivo y sin tener donde cargarlo, y habría que salir a adquirirlo en nuestro lugar de destino.
Si además nuestro terminal es compatible con la tecnología QuickCharger o carga rápida, puede ser una gran opción hacerse con un cargador y el adaptador correspondiente para que la carga de nuestro terminal sea mucho más rápida y podamos disponer de batería suficiente casi en cualquier momento ante cualquier emergencia.
Roaming
Para poder utilizar nuestro dispositivos móviles con el mismo operador que utilizas habitualmente en España existe el roaming, un servicio que en caso de querer utilizarlo, necesitarás comprobar con atención al cliente que está activo en tu línea.
El roaming permite seguir hablando y navegando más allá de nuestras fronteras gracias a los acuerdos que generalmente tiene cada operador para poder conectarse a las redes móviles de los operadores con presencia en cada país y generalmente no tiene cuotas mensuales, ya que las tarifas establecidas por defecto solo se aplican en caso de que el cliente quiera hacer un uso puntual de cada conexión a internet o cada llamada.
En cuanto a las llamadas en roaming, pagarás el tramo internacional tanto si haces llamadas como si las recibes de manera que la persona que nos esté llamando no le suponga ningún sobrecoste porque nos encontremos fuera de España.
Si no quieres que el teléfono se conecte automáticamente a las redes móviles con el consiguiente coste, es necesario que desactives en los ajustes de datos del menú, el servicio de datos en roaming, también conocido como datos en itinerancia.
Este servicio pronto empezará a ser gratuito en todo el territorio europeo, la compañía Vodafone, ya está empezando a facilitar gratuitamente a sus nuevos clientes desde finales del año 2015. Pero mientras no se extienda definitivamente hay que consultar la oferta de la operadora que tengamos contratada.
Otra opción para utilizar el roaming es contratar dicho servicio a través de una empresa ajena a tu operadora a través de una OMV, operadoras virtuales especialistas en este campo.
WiFi
Otra posibilidad es la utilización de la red WiFi de destino si no se estima necesario contratar el roaming. Hay muchas aplicaciones y programas que permiten hacer llamadas y videoconferencias gratuitas mediante dicha conexión, la principal desventaja es que tienes que estar sujeto a una ubicación que te garantice el uso y velocidad adecuados de internet en un sitio fijo.
Programas informáticos
Las principales aplicaciones para comunicarse durante un viaje al extranjero gratuitas que podría necesitar un empresario o directivo, sin necesidad de contratar una tarifa de voz, sólo con una de datos o con el WiFi más utilizadas son Google Hangout, Skype o incluso llamadas de voz por WhatsApp.
Apartado financiero
En el apartado financiero, cabe destacar que existen unos límites de disposición de efectivo en mano para atravesar las fronteras del país que visitemos y las tarjetas de crédito o débito. (Puntos desarrollados en la entrada medios de pago).
Otra opción es llevar consigo tarjetas monedero con una cantidad limitada en función de las necesidades económicas que estén programadas durante el viaje, estudiando con antelación que son generalmente aceptadas en el destino.
Documentación
Comprobar que tanto el dni como el pasaporte internacional están en vigor para poder viajar. En los países del ámbito económico europeo y suiza se permite la entrada únicamente con el dni, lo normal es tener que llevar el pasaporte y el visado de entrada.
La Tarjeta Sanitaria Europea permite al beneficiario el acceso a los sistemas nacionales de salud en el Espacio Económico Europeo y Suiza en las mismas condiciones que los nacionales. Para los viajes fuera del ámbito europeo en la mayoría de los países hay que tener en cuanto que los gastos sanitarios corren por cuenta del viajero, por lo que es recomendable contratar un seguro médico con anterioridad para no tener que correr con los elevados costes
Servicios complementarios
Si la persona necesita conducir en su desplazamiento al extranjero, necesitará documentación y seguros específicos, para la utilización de un vehículo de alquiler o cedido por la empresa o institución a la que se visita.
El principal servicio de alquiler de vehículos que puede realizarse a través de una agencia internacional, local o entre particulares. Generalmente, el único seguro incluido en el contrato de alquiler del vehículo es el seguro a terceros, obligatorio en todos los vehículos.
Antes de partir es importante que te informes y familiarices con el código de circulación del país que vas a visitar, ya que puede haber pequeños o grandes matices diferentes con España.
Programa y Agenda de trabajo
En cuanto al programa de trabajo, el asistente y el superior jerárquico, diseñarán la agenda de trabajo, preparará los expedientes de trabajo: informes, contratos, toda la burocracia necesaria...
Igualmente se preparará la logística básica necesaria, no es conveniente llevar mucho material. De necesitar más, se alquilará en el destino. Normalmente, los hoteles disponen de material para convenciones que pueden alquilar de ser preciso. El viajero llevará catálogos, folletos de propaganda de la empresa y tarjetas de visita…
Hay que gestionar una serie de puntos básicos durante el viaje siguiendo los siguientes puntos a tener en cuenta y hacer un pequeño borrador o planilla antes de proceder a plasmar el programa y la agenda definitiva.
• Objetivo del viaje.
• Destino y duración de la estancia.
• Itinerario para la ida y para el regreso.
• Medio preferente de transporte.
• Fecha de salida y fecha de regreso.
• Agenda mínima de trabajo.
• Papeles de trabajo: Expedientes, informes, contratos…
• Servicios de ocio y tiempo libre.
Todo esto lo lleva por general a cabo, el asistente a la dirección, pero también podría delegarse toda lo logística a la agencia de viaje con la que se haya contratado el desplazamiento.
¿Qué hacer con toda la documentación relativa al viaje?
Una vez que el viaje ya se ha realizado y se produce el regreso a la oficina, el asistente ordenará los expedientes y archivará, si procede, los contratos y la documentación que se utilizaron como soporte para los distintos trabajos. Se procede también a cumplimentar el impreso de liquidación de los gastos de viaje, de estancia, las dietas que correspondan y el capítulo de varios.
Adjunto al impreso de liquidación se entregarán los justificantes (facturas y billetes) de los gastos ocasionados. Existe un capítulo donde se anotan los gastos de difícil justificación, como son las invitaciones a los clientes durante las convenciones… En todas las empresas, el contable dispone de modelos o formularios, fáciles de rellenar, para la liquidación y justificación de los gastos.
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